Il me semble un peu foireux de louer du matos pour un travail réalisé gratuitement.
Je trouve que tout cela est une débauche d'énergie bien inutile pour rendre service à l'amie d'une amie.

1. cela rentre dans la sphère commerciale, on n'est plus dans la photo de famille.
2. cela implique des obligations de résultat incompatible avec ton statut de bénévole.

Bref, on comprend que tu as envie de le faire mais décompresse. Fais ce que tu peux avec ce que tu as. Point barre. Et si ils ne sont pas contents, ils n'ont qu'à payer quelqu'un.
L'invitation au repas ne peut être en aucun cas un dédommagement parce que ton repas sera gâché par la pression de faire des photos des tables et des personnes. Tu ne pourras pas boire un petit coup. Bref, une galère pour rien.
Mon grand père disait: "il ne faut jamais prêter ses bras pour rien!".